Si quieres mantener las finanzas de tu negocio en números verdes, necesitas implementar un sistema de cobranzas rentable y efectivo. La tecnología puede ayudarte en la recuperación de deudas, limitando tus pérdidas y maximizando tus ganancias.

¿Qué es el software de gestión de créditos?

Se le llama de esta manera a un sistema informático especialmente diseñado para facilitar las labores de cobranza de las empresas otorgantes de créditos. Estas son sus funciones principales:

• cálculo de los recargos
• control de gastos administrativos
• desglose del capital, los intereses y los impuestos
• emisión de facturas y reportes
• gestión de la documentación de los clientes
• manejo y liquidación de las comisiones de los agentes de cobranza
• selección de esquemas de financiamiento

¿Qué ventajas ofrece el software de gestión de créditos?

Un programa como Payt le ofrece importantes ventajas. Veamos cuáles son.

1. Segmentación y análisis de los deudores

En lugar de atender cada caso de morosidad de forma individual, es mucho mejor crear categorías con características afines. Pues bien, el software de gestión de créditos te permite clasificar a los deudores con base en criterios específicos. Por ejemplo, podrás agrupar a los clientes por la antigüedad de su deuda, la cuantía del crédito a pagar, y el producto adquirido o servicio contratado.

Para pulir el proceso de recuperación de deudas, necesitas conocer el patrón de comportamiento de tus clientes. Los sistemas de gestión de créditos también pueden ayudarte a lograr este objetivo. Cuentan con herramientas que te muestran información como la siguiente:

• duración media de las llamadas telefónicas a los clientes
• grabación de las conversaciones telefónicas entre los agentes y los clientes
• porcentaje de personas que respondieron positivamente a los esfuerzos de cobranza
• proporción de deudores contactados contra el total de personas que constituyen la cartera vencida
• tasa de éxito de cada uno de los agentes de cobranza
• tiempo requerido para completar el trabajo administrativo (posterior a la llamada) relacionado con un deudor

Estos y otros datos serán claves para diseñar la estrategia de cobranza más efectiva; una que incluya la asignación de los deudores a los agentes adecuados, la automatización de las tareas más repetitivas y la optimización de los procesos de negociación.

2. Contacto por distintas vías de comunicación

Concentrar los esfuerzos de cobranza exclusivamente en las llamadas telefónicas y en las visitas al domicilio del cliente supone un desperdicio de tiempo y de recursos. La tecnología actual pone a tu disposición vías de comunicación más económicas e inmediatas, y el software de gestión de créditos te permite aprovecharlas al máximo.

Por ejemplo, puedes configurar el programa para que envíe de forma automática notificaciones y recordatorios personalizados a través de WhatsApp, SMS, correo electrónico (o incluso mensajes de voz masivos) a los deudores que pertenecen a determinado segmento y que tienen ciertos días de retraso. Estos medios han demostrado su efectividad en las etapas más tempranas de morosidad.

Incluir los sistemas de comunicación antes mencionados en el proceso de cobranza aumentará tus posibilidades de recuperar deudas. Además, dejará a tu equipo de agentes libre para los casos más complejos y que requieren necesariamente de una atención personal.

3. Se integra con otros sistemas de la empresa

El software de gestión de créditos puede convertirse en un importante eslabón de una cadena más grande. Se puede integrar con el sistema CRM o Service Desk de la compañía.

De esta manera, la valiosa información recabada por los agentes de cobranzas sobre un deudor o segmento de deudores estará disponible a otros departamentos que también interactúan con los consumidores, como Ventas, Marketing y Atención a Clientes. A su vez, el área de Cobranza también se beneficiará de la información proporcionada por los demás equipos de la empresa.