Los servicios externalizados para la solicitud de visados se comenzaron a extender hace un par de décadas. Este concepto de tener ayuda para realizar distintos trámites de movilidad entre fronteras tras varios años desde su lanzamiento ahora se encuentra bien establecido y cuenta con beneficios para todos los involucrados. Cada año, millones de personas necesitan obtener un visado para realizar viajes, es por ello que la eficiencia de estos servicios se ha traducido en beneficios en términos de costes. Esta transformación ha impulsado el comercio y turismo internacional, lo que a la vez se traduce en importantes beneficios económicos y sociales.

Reducir la carga de trabajo mientras se añade valor

Las embajadas y demás misiones diplomáticas son lugares donde las tareas administrativas suelen acompañarse de increíbles cargas de trabajo, por suerte, gracias a la externalización de procesos como la solicitud de visado, es posible reducir esta carga, siempre que no se trate de procesos judiciales. VFS Global, es reconocido el más grande especialista mundial en cuanto a externalización y servicios tecnológicos para estos gobiernos y sus misiones diplomáticas. La empresa es la encargada de gestionar todos los pasos del proceso, el cual comienza con aceptar la solicitud de visado, una vez la embajada o consulado correspondiente haya tomado una decisión sobre el mismo la empresa se encargará de devolver el pasaporte a los solicitantes. Con esta amplia gama de servicios el proceso se realiza de una forma eficiente y segura, lo cual es beneficioso para gobiernos clientes y solicitantes.

"Nuestros servicios principales incluyen la reserva de citas, la comprobación de formularios, la introducción de datos, el cobro de tasas, el registro biométrico, el envío de documentos a la embajada/consulado correspondiente y el envío de documentos por mensajería a los solicitantes de visado una vez tomada la decisión", dijo Chris Dix, Director de Desarrollo de Negocios de VFS Global.

Los solicitantes podrán notar estas mejoras en la solicitud de un visado en el aumento de puntos donde podrán realizar estos trámites, algunos países han pasado de 2 o 3 puntos a 10 o 20, con lo cual es menos probable la necesidad de realizar grandes desplazamientos. Además, los plazos de presentación también se vieron afectados, antes estos se encontraban restringidos debido a la gran carga de trabajo del personal humano, pero con la implantación de las tecnologías de VFS Global estos tiempos para poder presentar la solicitud aumentaron casi 3 veces de media.

"Nuestros Centros de Solicitud de Visados (VAC), bien situados, espaciosos y cómodos, con todas las comodidades modernas, y la introducción de un sistema de citas han desempeñado un papel fundamental en el proceso de transformación, añadiendo una enorme comodidad a los solicitantes. Antes, los solicitantes tenían que hacer cola -a menudo durante varias horas- antes de la apertura de la oficina de visados de la Embajada o el Consulado para asegurarse de que tenían la oportunidad de presentar su solicitud ese día dentro de unas franjas horarias limitadas", añadió Dix.

En el caso de los gobiernos que contratan los servicios, estos también observaron beneficios proporcionados por la empresa, como la capacidad de aceptar mayor volumen de solicitudes en la tramitación sin que esto supusiera una mayor inversión en capital humano o una toma de espacio grande en las oficinas. Un ejemplo de ello son las soluciones innovadoras introducidas por VFS Global, como LIDProTM, encargado de procesar la solicitud de visados por parte de los gobiernos clientes mediante la evaluación remota de estas, también las soluciones biométricas móviles, estos permiten a los gobiernos clientes disponer de puntos temporales de presentación de solicitudes de visado en ciudades más pequeñas que no dispongan de uno a tiempo completo.

Siendo VFS Global pioneros en utilizar VACs compartidos por varios gobiernos clientes. Gracias a esto se pudieron aumentar los puntos de acceso para la presentación de visados, facilitando así, en parte, el acceso de los solicitantes a los mismos. Desde su creación en 2001, VFS Global ha procesado más de 236 millones de solicitudes de visado y más de 104 millones de inscripciones biométricas desde 2007 gracias a la tecnología.

Una misión: Presentar soluciones inteligentes y seguras para los clientes

El efecto que han supuesto los avances tecnológicos a la hora de mejorar la experiencia de los clientes en la solicitud de visados es innegable. Tras la introducción de la capacidad de inscripción biométrica se produjo un antes y un después en el sector. Esta tecnología supuso mejoras en la seguridad general del proceso, gracias a ella se pudo conseguir que el solicitante no tuviera que acudir a más de un edificio para completar su trámite. Además, en los últimos años las tecnologías DIY han visto un aumento tanto en su popularidad como en su uso, por lo que se introdujo el modo electrónico de la Visa, conocido como eVisa.

"Además de los servicios de mejora de la experiencia del solicitante o del cliente, hemos sido pioneros en algunos servicios personalizados, como nuestro servicio Premium Lounge, que ofrece una experiencia muy cómoda dentro de un Centro de Solicitud de Visados, y Visa At Your Doorstep, un servicio personalizado que permite a los clientes presentar sus solicitudes de visado desde la comodidad, la conveniencia y la seguridad de su hogar u oficina", añadió Dix.

Con los clientes siempre en mente, la empresa ha sacado servicios personalizados, entre los que se encuentran la comprobación digital de documentos (DDC), gracias a este servicio ahora los solicitantes pueden verificar los documentos necesarios para adquirir el visado antes de acudir al centro a realizar su solicitud, por lo que así se reduce el tiempo de interacción con el personal. Además también se ha puesto en marcha la presentación digital de solicitudes (DAS), con ella los solicitantes pueden presentar su solicitud mientras son ayudados por personal de VFS Global mediante una videollamada.

Pero el futuro es brillantes gracias a las nuevas tecnologías que están siendo desarrolladas y mejoradas a día de hoy como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y el análisis de datos, con la implantación de todas ellas en el campo de gestión de fronteras, es fácil suponer que cambios a mejor están por llegar. Con empresas privadas como VFS Global en línea con esta transformación, los modelos de negocio de la externalización de visados, pasaportes y servicios consulares y servicios a los ciudadanos seguirán añadiendo valor a toda la cadena en beneficio de todas las partes interesadas.