En el mundo actual, está creciendo significativamente el papel de cada empleado como portador de conocimientos y experiencias únicas. Esta tendencia también se aplica a los especialistas del departamento de recursos humanos.

Sin embargo, el trabajo de un gerente de RRHH consiste en un gran número de tareas rutinarias que suelen ocupar la mayor parte del tiempo de trabajo. Para esto acudirán en ayuda los programas especializados que simplifican en gran medida la contabilidad del personal y el futuro trabajo con ellos.

Por lo tanto, hoy revisaremos con más detalle los principales tipos de programas para trabajar con el personal y sus características.

Software para el departamento de RRHH

HRIS (Sistema de información de recursos humanos) es un sistema que permite optimizar las tareas rutinarias. El software de este tipo suele contener varias bases de datos interconectadas.

HRMS (Software para la gestión de recursos humanos) es una herramienta más completa para la gestión del personal que ofrece una amplia gama de funciones, como el cálculo automático de salarios, administración de pagos, análisis del rendimiento de los empleados, encuestas y analíticas.

Funcionalidad de los programas para trabajar con el personal

Actualmente, existen decenas de sistemas HRIS y HRMS en el mercado con diferentes capacidades. Entre los programas más populares se encuentra el sistema HURMA, que tiene demanda en el mercado de habla hispana.

El objetivo principal de cualquier software de recursos humanos es ayudarlo a configurar sus procesos de recursos humanos, así como a programar y automatizar su trabajo. Además, una buena solución HRMS debe ser móvil, fácil de usar, y ofrecer herramientas para una sencilla incorporación de los empleados y la gestión de salarios.

Sin embargo, los criterios para elegir el mejor software pueden variar según lo que realmente necesite su organización. Por lo tanto, debe considerar cuidadosamente las metas y objetivos de su empresa y considerar una solución que ofrezca las funciones que más necesita a un precio razonable.

Una de las principales características de tales sistemas es la presencia de un perfil personal para cada empleado con acceso a la información del software. El empleado puede ver información sobre sus días libres disponibles, los horarios de los compañeros, llenar una solicitud de ausencia y leer sobre los eventos de la empresa.

La contabilidad de ausencias es un componente obligatorio del sistema de gestión del personal. Esta función le permite automatizar la presentación de solicitudes de vacaciones, licencia por enfermedad, viajes de negocios u horas extras de los empleados. Además, hace más liviano este proceso para los especialistas de recursos humanos, porque toda la actividad se lleva a cabo en el sistema. De esta forma, la solicitud del empleado no se perderá entre correos electrónicos o mensajes, y el empleado podrá seguir el estado de su solicitud en el programa.

Las siguientes funciones importantes del sistema son la contabilidad de las horas de trabajo y el cálculo de los salarios. La mayoría de estos sistemas pueden calcular el salario para cualquier período y en varias monedas. También se pueden crear informes de nómina en este tipo de software. Además, en algunos sistemas está disponible la acumulación de premios y bonificaciones.

Otra característica interesante que tiene el software de recursos humanos es la visualización de la estructura organizativa de la empresa. Simplifica la comunicación entre empleados y departamentos. Por ejemplo, en el sistema HURMA, no solo puede ver información sobre departamentos y empleados, sino también su horario de trabajo y zona horaria. Esta característica será útil para grandes empresas cuyas oficinas se encuentran en varios países.

Gracias a la integración con los servicios más populares (por ejemplo, Google Calendar), ha aparecido en los sistemas de automatización de recursos humanos lla función de recordatorios de eventos. Ayuda a no olvidarse de las reuniones y días festivos importantes de la empresa, como cumpleaños, reuniones de trabajo en equipo o fiestas corporativas.

La última característica sobre la cual hablaremos hoy es la analítica. Los sistemas recopilan información sobre la rotación del personal, estadísticas sobre género y edad de los empleados, eficiencia del reclutamiento la representan en cómodos gráficos y tablas. Los gerentes de recursos humanos pueden generar rápidamente un informe en el marco de tiempo requerido, procesar la información e identificar posibles puntos problemáticos en la empresa.

¿Por qué una empresa necesita un software de recursos humanos?

Cualquier empresa que desee realizar un control eficaz de un gran número de empleados necesita un software para la automatización de los procesos de recursos humanos.

Un sistema elegido correctamente ahorra al departamento de recursos humanos una pila de documentos en papel y hojas de cálculo, porque toda la información se almacena de manera confiable en un solo lugar. Y para acceder a los datos, basta con tener una conexión a Internet.

No importa el tamaño de su empresa para comenzar con un software de recursos humanos. Sin embargo, los gerentes de recursos humanos y los jefes de diversos departamentos que cuentan con gran experiencia recomiendan implementar este tipo de software en los procesos diarios para las empresas que tienen más de 30 empleados y están en crecimiento activo.

El personal es un gran activo para cualquier organización, por lo que crear un sistema de trabajo conveniente para todos los empleados es una de las tareas más importantes del departamento de recursos humanos. Y los sistemas HRIS y HRMS ayudarán a automatizar las tareas rutinarias y facilitarán la interacción entre los empleados y el departamento de recursos humanos.

Además, dichos sistemas ahorran tiempo y, por lo tanto, los gerentes de recursos humanos pueden usarlo para lo más importante: el trabajo y la comunicación con las personas.