Una de las principales preguntas que se hacen un gran número de autónomos y empresarios es si los gastos de viajes son deducibles. Los desplazamientos, dietas o alojamientos son muy habituales en el mundo empresarial, no obstante, vamos a despejar dudas y aclarar cuáles acepta Hacienda. Lo que es evidente es que hay que cumplir con una serie de requisitos para que sean válidos.

Una de las mejores maneras de tener el control de los gastos de la empresa es utilizando una app como Xpendor. Esta herramienta es de gran ayuda para digitalizarlos de manera fácil. Esta solución, que está homologada por la AEAT, es muy efectiva y sirve para recuperar el IVA deducible.

Requisitos para que los gastos de viaje sean deducibles

Saber qué tipo de gastos acepta Hacienda como deducibles es de gran importancia para cualquier empresario, autónomo y empleado. Según las estadísticas, un 25 % de los empleados españoles suele desplazarse una vez al mes por motivos laborales. Por esta razón, lo más conveniente es conocer cómo se pueden declarar estos gastos de viaje.

Este organismo público vigila con recelo este concepto con la finalidad de evitar posibles fraudes. Por este motivo, para contemplarlos será necesario que cumplan una serie de criterios. Es decir, deben estar perfectamente justificados, incluirse en el periodo correspondiente y tener una correlación con los ingresos.

• En el caso de los autónomos, hay un límite en las cuantías relacionadas con el alojamiento y manutención. Además, Hacienda solicitará justificantes y facturas relacionadas con la actividad.

• Por su parte, los trabajadores están exentos de este tributo, de hecho, no tienen que hacer nada, porque la Agencia Tributaria obtiene los datos que le facilita la empresa.

¿Qué gastos de viaje son deducibles?

Los gastos deducibles en un viaje engloban una serie de conceptos. Tenemos el importe de la gasolina, el justificante de viajar en avión o tren. Asimismo, si el empresario tiene que pasar varias noches en un hotel o las dietas, entre otros. Por esta razón, vamos a conocer cuáles son válidos.

• Los gastos de dietas. Para deducirlos tienen que estar relacionados con la actividad profesional y deben justificarse correctamente. Por otro lado, no vale el pago en efectivo, solo es válido si se realiza con tarjeta.

• El kilometraje. Este gasto no es deducible para los autónomos, solo se permite en autónomos societarios, que tengan una nómina, al igual que los trabajadores asalariados.

• Los gastos por representación. En algunas ocasiones, el desplazamiento por trabajo implica gastos de representación, como la compra de vestuario. Siempre y cuando se pueda aportar el comprobante también se puede incluir.

• Alojamiento. En este caso, si se aportan las facturas que documenten la estancia en un hotel por cuestiones laborales, se entiende que es un gasto deducible.

Teniendo en cuenta esta información, lo más acertado es contar con una app gastos de viaje empresa para un mayor control. Xpendor es una herramienta eficiente que sirve para mejorar la gestión y la toma de decisiones informadas. Una de las mayores ventajas es que cuenta con la tecnología de escaneo OCR para la captura de datos de manera precisa y rápida. En su página web aparecen todos los detalles, así como el número de beneficios que ofrece su uso.