Una empresa de construcción o de obra civil rara vez concentra su actividad en un solo punto. Las furgonetas de los equipos, los vehículos de los jefes de obra y los camiones de material se mueven a diario entre el almacén, las obras activas y los proveedores, y cada uno reposta donde le pilla de camino. Para administración, el resultado es un goteo continuo de tiques, notas de gastos y pagos con tarjetas personales que hay que asignar después a cada obra.

En el País Vasco, donde muchas constructoras trabajan a la vez en Bizkaia, Gipuzkoa y Álava, ese reparto geográfico complica todavía más el seguimiento. Saber cuánto combustible ha consumido una obra concreta o cuánto cuesta mantener cada vehículo en marcha exige un orden que pocas pymes del sector tienen implantado.

¿Por qué se descontrola el gasto de combustible en las empresas de obra?

El gasto de combustible en una constructora se descontrola, sobre todo, porque nadie tiene una visión completa de él. El jefe de obra sabe qué vehículos trabajan en su obra, el responsable de la flota conoce el estado de cada uno y el departamento financiero recibe los justificantes semanas después, a menudo sin indicar a qué obra corresponden. Cada área ve una parte del gasto y ninguna puede responder con seguridad a una pregunta tan básica como cuánto se ha gastado en gasóleo en un trimestre.

Los pagos en efectivo y las notas de gastos agravan el problema. Cada tique hay que revisarlo, asociarlo a un vehículo y a una obra y comprobar que tiene los datos fiscales correctos. En el País Vasco, además, la gestión de buena parte de los impuestos corresponde a las haciendas forales, de modo que cualquier duda sobre el tratamiento fiscal del combustible conviene resolverla con la asesoría a partir de la normativa de la diputación correspondiente.

¿Qué aporta una tarjeta de combustible para flotas?

Una tarjeta de combustible para flotas reúne todos los repostajes en un mismo registro. Cada operación queda anotada con la fecha, la estación de servicio, los litros y el importe, y la empresa recibe una factura o un extracto consolidado en lugar de decenas de tiques. Si cada tarjeta se asigna a un vehículo, resulta sencillo después repartir el gasto entre las obras en las que ha trabajado.

Las tarjetas suelen incluir también medidas de seguridad, como un PIN para cada operación, límites de gasto por tarjeta o por día y, según el proveedor, restricciones que limitan las compras al combustible. Estas medidas no eliminan del todo el riesgo de un uso indebido, aunque ayudan a detectar operaciones que no encajan con la actividad normal de la empresa.

La red de estaciones aceptadas tiene que coincidir con los desplazamientos reales. Una tarjeta que solo funciona en gasolineras alejadas de las obras obliga a los conductores a desviarse, y esos kilómetros también cuestan dinero. Antes de elegir, sirve de ayuda revisar los precios y la ubicación de las estaciones de servicio cercanas a las obras y a las rutas habituales. Las empresas que quieran mejorar el control de los costes de sus vehículos pueden consultar https://www.radius.com/es-es/  y comparar soluciones adaptadas a las necesidades de su flota.

¿Qué indicadores debería revisar una constructora cada mes?

Una constructora que ya registra sus repostajes puede seguir unos pocos indicadores sin complicarse. Los que más información aportan son:

• el gasto total en combustible por obra y por vehículo;

• los litros comprados y el coste medio por litro;

• el coste por kilómetro y el consumo medio de cada vehículo;

• las operaciones fuera de horario o en lugares alejados de las obras.

Comparar estas cifras mes a mes permite detectar un vehículo que consume más de lo normal, una obra cuyo gasto en combustible se dispara o un patrón de repostaje que no tiene explicación. Cuando jefes de obra, flota y finanzas revisan los mismos datos, las decisiones sobre qué vehículo renovar o cómo presupuestar la siguiente obra se toman con información compartida. Ninguna tarjeta asegura por sí sola un ahorro, así que su valor depende de que alguien revise estos datos cada mes y actúe sobre ellos.